Vergi Usulü Kanununa göre faturaları kağıt ortamında muhafaza etmek ve düzenlemek için kullanılan uygulamaya e-arşiv adı verilmektedir. Bu sayede şartlara uygun olarak faturalar elektronik ortamda düzenlenebilir ve ikinci nüshası da ibraz edilebilir. Söz konusu uygulamadan yararlanmak isteyenler öncelikle e-faturaya kayıt olmalıdır. Kayıtlı mükellefler için oluşturulan faturalar dışında kalan tüm faturalar aynı zamanda e-arşiv fatura olarak adlandırılır.

E-Arşiv Fatura Uygulamasının Özellikleri

E-arşiv neden kullanılmalıdır sorusunun yanıtlarından önce bu uygulamanın sunduğu özelliklerin bilinmesinde yarar var. Bu uygulama;

• Sadece elektronik ortamda değil, kağıtolarak da alıcısına gönderilebilir.
• E-arşiv ile oluşturulan faturaların alıcısına kopyasıyla beraber elektronik mali mühür ve zaman damgası bulunmaktadır.
• Her fatura, diğer ayın 15. gününe kadar oluşturulabilir.
• Oluşturulan faturalar GİB’ebildirilmek zorundadır.
• Raporda yer alan faturaların iptal edilip edilmediği e-arşivde belirtilmektedir.
• Bu uygulamadan yararlananlar, tekrar e-arşiv oluşturacaksa tüm raporları saklamak zorundadır.
• E-arşiv kullanan mükellefler, hiçbir koşulda irsaliyelifatura düzenleme hakkına sahip değildir.

E-Arşiv Kullanma Zorunluluğu

E-arşiv uygulaması 1 Ocak 2016 tarihine kadar geçişler için zorunlu kabul edilmiştir. Ancak bu zorunluluk, internetten hizmet ve mal satışı yapan ve yıllık gelir tablosundaki brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzerindeki mükellefler için geçerlidir. Öte yandan e-fatura kayıtlı kullanıcısı olan ancak zorunluluğu olmayan mükellefler ise kendi istekleri doğrultusunda faturalarını e-arşive taşıyabilir. Mükelleflere tebliğ edilen şartlar kapsamında bu uygulamaya geçenlerin faturaları, müşterilerine elektronik ortamlarda gönderme şansı tanımaktadır.

E-Arşiv Kullanma Yöntemleri Nelerdir?

E-arşiv nedir konusunda paylaşılan bu bilgilerin yanı sıra uygulamanın nasıl kullanıldığı da merak edilmektedir. Bu uygulamadan faydalanmak isteyen mükellefler, özel entegrasyon sistemi ya da bilgi işlem sistemi entegrasyonu yöntemiyle rahatlıkla kullanım gerçekleştirebilir.

Bilgi İşlem Sistemi Entegrasyonu: Mükellefler, kendi bilgi işlem sistemleriyle e-arşiv uygulamasına geçebilir. Ayrıca sistemi yeterli olanların sadece bu uygulamayı tercih edebileceği unutulmamalıdır. Bilgi işlem sistemi entegrasyonu için önce GİB’e başvuru yapılmalıdır. Daha sonra ise gerekli testlerin geçilmesi şarttır.

Özel Entegrasyon: Bu yöntem, ilgili kurumlardan izin alınarak kullanılabilir. Bilgi işlem sistemi aracılığıyla e-arşiv fatura yöntemi olan özel entegrasyon sisteminde mali mühür sertifikasıyla entegratör firmalara başvurmak yeterlidir. Bu süreçte elektronik arşiv raporları ve faturalar için zaman damgası ve mali mührün kullanılması gerektiği de hatırlatılmalıdır.

E-Arşiv Faturalarda Belge Düzeni Nasıl Olmalı?

E-arşiv uygulamasında kullanılan faturalarda ilk olarak GİB amblemi bulunmalıdır. Ayrıca amblem altında da e-arşiv fatura ibaresi yer almalıdır. Elektronik ortam üzerinden iletilen faturanın en alt kısmında da ‘e-arşiv izni kapsamında elektronik ortamda iletilmiştir’ ibaresi yazmaktadır. Bu uygulama kapsamında düzenleyeceğiniz faturada ek olarak düzenleme tarihi, saat ve dakika olarak da yer almalıdır.

E- arşiv fatura şeklinde düzenlenen belgelerin tamamında seri numarası yerine birim kodu 3 haneli olarak yer almaktadır. Bununla birlikte sıra numarası da 13 haneden oluşmaktadır. Belge numarasının içinde bulunan sıra numarası ayrıca yıl ibaresiyle 4 karakterlidir. 9 karakter olarak da müteselsil numarası bulunmaktadır. Bu şekilde oluşturulması gereken e-arşiv fatura uygulamasında farklı ibarelerin yer alması durumunda fatura geçersiz sayılmaktadır.

E-arşiv faturada aynı belge numarası tek seferlik kullanım içindir. Elektronik ortamda oluşturacağınız faturanın kağıt olarak tesliminde baskı işlemleri mükellef tarafından yapılabilmektedir. Talep edenler baskı sürecinde anlaşmalı matbaalara başvurabilir.

E-arşiv faturalarda faturanın nizamına ilişkin bilgiler de Vergi Usul Kanunu’nda yer almaktadır. Faturanın baş kısmında iş sahibinin imzası olmalıdır. İlgili hükme göre vergi uygulamaları açısından faturada imzanın yer alması zorunludur. Ayrıca faturanın nizam ve şekline ilişkin tüm esaslar da detaylı olarak belirtilmiştir.

E-Arşiv Faturalar Nasıl Teslim Edilir?

E-arşiv neden kullanılmalıdır sorusunu yanıtlarına geçmeden önce bu tür faturaların teslimi konusunda da bazı bilgilere sahip olunmalıdır. Öncelikle bu uygulama kapsamında düzenlediğiniz faturanın kağıt ortamında teslimatı yapılabilir. Faturanın alıcısına göndereceğiniz malın yanında kağıt olarak gönderim sağlayabilirsiniz. Ek olarak irsaliyeli fatura yerine de e-arşiv fatura kullanabilirsiniz. Fakat bu işlemi yapabilmek için mal teslimatı sırasında göndereceğiniz faturaya ‘irsaliye yerine geçer’ ibaresini eklemelisiniz.

Alıcının rızasına bağlı olarak elektronik ortamda ya da kağıt olarak gönderilebilen e-arşiv faturalar ayrıca vergi mükellefi olmayanlara da gönderilebilmektedir. Bu süreçte vergi mükellefi olmayan alıcılar, internet üzerinden faturalara dilediği zaman ulaşabilir. Öte yandan vergi mükellefi olmayanlara yapılan tüm satışlarda faturalar hizmet ya da malın ifası sırasında elektronik ortama aktarılıyorsa, müşteriye bu kağıdın çıktısı verilebilir. Ancak çıktının yetkili kişi ya da satıcı tarafından imzalanma zorunluluğu bulunmaktadır.

E-Arşiv Kullanmanın Faydaları Nelerdir?

Fatura uygulamasında e-arşivi tercih edenler yasalar gereği bir süre boyunca faturalarını saklama şansına sahiptir. Kağıt olarak da gönderilebilen e-arşiv faturalar birçok maliyetin düşmesini de sağlar. O halde E-arşiv neden kullanılmalıdır sorusuna verilecek en önemli yanıt, işçilik, arşivleme ve zamandan tasarruf faktörleridir. İşletmelerin maliyetini ciddi anlamda azaltan bu uygulamada çıktı olarak verilecek faturaların kaşe ve imza ile sunulması da mümkündür. Mal teslimlerinde irsaliye yerine geçebilen e-arşiv faturaları günümüzde pek çok işletmenin kullandığı bilinmektedir.

Başvuru sürecinde GİB’in resmi web sayfasına erişerek talep edilen bilgilerin doldurulması gerekir. Kısa sürede mükelleflere yapılacak geri dönüşlerle beraber artık e-arşiv fatura uygulamasına geçilebilir. Bu uygulamanın bir diğer özelliği ise özel entegrasyon işlemlerinden yararlanarak daha güvenilir ve hızlı bir şekilde faturaları düzenleyebiliyor olmanızdır.

E-arşiv neden kullanılmalıdır sorusuna özet olarak verilecek diğer yanıtlar şu şekildedir;

• Serbest format kullanılabilir.
• Her kullanımda GİB’erapor verme zorunluluğu bulunmaktadır.
• Mali mühür ve zaman damgası kullanılarak koruma altına alınabilir.
• Elektronik bir belge olarak basılır.
• Sadece internet üzerinden satış yapanlar için değil isteğe bağlı olarak diğer mükelleflerin de yararlanabileceği şekilde hazırlanmaktadır.

E-arşiv uygulaması, e-fatura kullanan mükelleflerin yararlanabileceği bir uygulamadır. Ancak e-fatura, bazı özellikleriyle bu uygulamadan ayrılır. İlk olarak formatı zorunlu olan e-faturada GİB direkt olarak aracılık görevini üstlenmiştir. Bununla birlikte kağıt baskısı e-faturada herhangi bir değeri ifade etmez. E-arşiv gibi özel entegrasyon kullanılabilen e-faturanın kullanımı ise belirli şartlarda zorunludur.

Bu bilgilerin yanı sıra e-faturanın bazı dezavantajları da bulunmaktadır. Örneğin 7 günden daha fazla geriye dönük olarak fatura kesimi söz konusu değildir. Ancak e-arşiv faturalamada vergi kanunlarına göre daha uzun süreli faturaların muhafaza edilmesi söz konusudur. Ek olarak mali mühür alma şartı da bulunan e-faturaya geçenlerin e-deftere geçme zorunluluğu da vardır. E-arşiv uygulamasında faturalar rahatlıkla muhafaza edilirken, e-fatura kullanmayan firmalara e-fatura gönderimi yapılamamaktadır.

E-arşiv nedir ve e-faturadan ayıran özellikleri nelerdir sorusuna verilecek detaylı yanıtlar bu şekildedir. Her iki uygulamanın ortak özellikleri ise maliyetleri ortadan kaldırması ve dijital ortamda faturaların arşivlenmesini sağlamalarıdır. Bu sayede mükellefler fatura saklama gibi süreçlerle uğraşmadan faturalarını elektronik ortamda koruyabilir. Son olarak her iki uygulamada da zamandan tasarruf edilirken, faturaların hazırlanma süresi minimuma indirilmektedir. Elbette bu durum, müşteriler ile çok daha kısa sürede mutabakata varılmasını sağlar.