Vergi Kanunu kapsamında tutulması zorunlu olan büyük defterlerin dijital  ortamda tutulduğu deftere e-Defter denir. Ayrıca yevmiye defterleri de bu kanunlara göre tutulması zorunlu olan defter türleri arasındadır. XLM formatında hazırlanan kayıtlar ayrıca hızlı bir şekilde firmaların denetlenmesini sağlar. Bu yüzde e-Defter nedir araştırması yapanlar öncelikle kâğıt ortamında defter tutmayacaklarını bilmelidir. Firmalar bu uygulama ile beraber fiziksel defterler için kapanış sürecini başlatmalıdır.

E-Defter Kullanımı ve İş Akış Süreci

E-defter uygulamasında ibraz işlemler ayda bir yapılır. Firma sahibi, mali müşavir ya da muhasebeci tarafından yapılan ibraz işlemlerinde ilgili aya ilişkin berat sunuluncaya kadar düzeltme işlemlerine başvurulabilir. Sonraki dönemlerde ise ters kayıt attırılarak iptal edilme süreci uygulanabilir.

Berat defteri oluştururken de zaman damgası kullanılır. Özel bir koddan yararlanılarak oluşturulan berat defteri daha sonra maliyeye gönderilir. Denetime gelen maliye daha önceden verilmiş bir berat var ise tüm belgeler karşılaştırır. Bu aşamada herhangi bir düzeltmenin yapılıp yapılmadığı da anlaşılabilir.

Neden e-Defter kullanmalısınız sorusunun ilk yanıtı, iş akışını kolaylaştırmasıdır. Öncelikle defter boyutunun herhangi bir şekilde sınırı aşıp aşmamasına bakılarak defter imzalanmaktadır. Ayrıca şematron ve şema kontrolü yapıldıktan sonra yevmiye defterinin beratı oluşturulur. İmza atıldıktan sonda da berat sıkıştırılır. Hatasız bir şekilde hazırlanan e-defter son aşamada GİB’in web sitesine uygun bir şekilde yüklenir.

E-Deftere Geçiş Zorunluluğu Var mı?

E-deftere geçiş zorunluluğu, Vergi Usul Kanununa göre belirlenmiştir. Buna göre 10 milyon TL ve üzerinde cirosu olan işletmelerin zorunlu olarak e-defter kullanması gerekir. Ayrıca gönüllü olarak da geçiş yapmak mümkündür. Gönüllü geçiş sürecinden faydalanmak isteyen işletmeleri elektronik ortamda fatura kullanıcısı olmasına gerek duyulmamaktadır.

Zorunlu geçiş yapacak bir işletme ise yıl başında geçiş sürecini başlatabilir. Diğer firmalar da dilediği bir dönemde e-defter geçişi yapabilmektedir. Son olarak hem tüzel hem de şahıs firmalarının e-defter kullanıcısı olabileceği unutulmamalıdır.

E-Defter Uygulamasının Avantajları

Dosyaların güvenli bir ortamda muhafaza edilmesini sağlayan e-Defter’de ayrıca sayfa sayısına göre kağıt bastırılmasına gerek yoktur. Bu sayede noter onayı için de herhangi bir işlem yapılmamaktadır. Genel olarak e-defter uygulamasının avantajları şu şekilde sıralanır;

• Personelden ve zamandan tasarruf sağlanır.
• E-defteri muhafaza etmek için zaman ve mekan harcamaya gerek yoktur.
• Bu defterler 10 sene boyunca arşivde kalabilir.
• Dönemler için defter basım ve onay işlemlerinde ekstra bir ödeme tutarı olmayan e-defterlerde kağıt basma maliyeti de bulunmamaktadır.
• Bu defterlerin her zaman maliyeti azalttığı bilinmelidir. Çünkü arşivleme, gönderim, noter onayı ya da defter baskısı gibi süreçler söz konusu değildir.
• Kağıda basılı belgelerde karşılaşılacak hataların düzenlenmesi oldukça zahmetlidir. Ancak bu uygulamada hızlı ve pratik bir şekilde hatalar düzeltilebilir.
• Defterler için yazıcıdan çıktı alınması gerekmez.

Görüldüğü üzere neden e-defter kullanmalısınız sorusuyla ilgili olarak bu avantajların son derece önemli olduğu unutulmamalıdır.

E-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?

E-defter başvurusu için öncelikle entegratör listesine ihtiyacınız olacaktır. Ayrıca GİB mevzuatları da incelendikten sonra gerekli aksiyonlar alınabilir. Gelir İdaresi Başkanlığı’nın web sitesinde yer alan başvuru forumunun eksiksiz olarak doldurulması da önemlidir. Bu aşamadan önce e-defter başvuru koşulları aşağıdaki gibi sıralanmaktadır;

• Tüzel kişiler, 397 sıra no’lu kanunun genel tebliği kapsamında mali mühür temin etmelidir.
• Gerçek kişiler elektronik imza kanunun kapsamında üretilen elektronik sertifikaya mali mühür temin etmelidir.
• Son olarak e-defter tutmak, onaylatmak, saklamak ya da kaydetmek için kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı alması şarttır.

E-defterin mükellef tarafından saklanması durumunda, Türkiye’de uygun olan arşivleme opsiyonları GİB’in sayfasından seçilerek başvuru süreci tamamlanabilir.

E-Defter Uygulamasında Arşivleme ve İbraz Süreci

E-defterler talep edildiğinde ibraz edilmek için beratlarıyla beraber muhafaza edilmek zorundadır. Bu defterlerle beratlarının veri bütünlüğünün sağlanması sayesinde kaynak artık inkar edilemez hale gelir. Yani mali mühür ve e-imza ile garanti altına alınır. Doğal olarak elektronik defterlerin artık kağıt ortamında saklanması mümkün değildir.

E-defter nedir sorusunun yanıtlarıyla beraber mükellefler beratlarını Türk Ticaret Kanunu ve ilgili vergi kanunları dahilinde optik, manyetik ya da elektronik ortamda ibraz etmekle yükümlüdür. İbraz ve muhafaza yükümlülüğü, e-defterlerin ve beratların bütünlüğüne, değişmezliğine ve doğruluğuyla ilgili tüm elektronik kayıt, veri tabanı ve saklama ortamları ile doğrulama sürecini içermektedir.

Aynı durum görüntüleme araçlarıyla da ilgilidir. Yani e-defterler ve ilgili beratlar, talep edildiğinde kolayca ulaşılabilir nitelikte olmalıdır. Eksiksiz ve anlaşılabilir bir şekilde okunabilen kağıt baskıları üretmek için de gerekli kurallara göre e-defterler oluşturulmalıdır. Son olarak mükellefler, e-defterlerinin görünebilirliğini 200 megabaytı aşmayacak şekilde oluşturabilir.

Büyük deftere ve yevmiye defteri için muhafaza edilmesi gereken dosyalar, GİB imzalı beratlar ve mükellef beratlarıdır. Her iki dosya da aynı ortamda bulunmalıdır. Ayrıca GİB’in dizin yapısına göre e-deftere izin veren kullanıcılar, kendilerine ait tüm bilgilere güvenilir bir şekilde ulaşabilmelidir. Mükellefler dizin yapısı hakkında uyumluluk onayı alan entegratörleri kullanabilir. Yazılım firmaları da aynı şekilde e-defter kullanacak olan mükellefleri yönlendirmekle sorumludur.

E-Defter Beratı Nedir?

Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usulleri Kanunu tarafından şirketler için zorunlu olarak kullanılması gereken yevmiye ve büyük defterlerin elektronik ortamda hazırlanarak muhafaza edilmesini sağlayan uygulamaya e-defter adı verilmektedir. Firmalar her şeyden önce vergi mükellefidir. Bu durumda tüm parasal hareketleri kayıt altında alma zorunluluğu bulunmaktadır.

E-defter uygulaması da kayıt tutma ve kayıtların istenmesi durumunda denetlenme sürecinin başarılı bir şekilde yönetilmesini sağlar. Ek olarak e-defter uygulamasını kullanmaya başlayan bir şirket, GİB’e içerik göndermez. Doğal olarak muhasebe kayıtları GİB’e aktarılmaz. Sadece özet olarak bilinen ve berat adı verilen bilgiler Gelir İdaresi Başkanlığına gönderilir.

E-defter beratı, GİB’in standartlarına uyumlu bir şekilde hazırlanan e-defterlerin geçerli olması için firma, defter, mali müşavir ve vergi bilgilerinin mali mühürle birlikte GİB’e gönderilmesidir. Gelir İdaresi Başkanlığının belirlediği standart ve formatlara uygun olarak tutulması gereken e-defterler, kağıt baskıya dökülmeden hazırlanmaktadır.

E-Defter Uygulamasının Genel Özellikleri

E-defter uygulaması her şeyden önce mekandan bağımsız olarak yönetilebilmektedir. Ayrıca ek kurulum gereği olmadan zaman damgası kullanılabilen e-defterde hizmetler tek bir portal üzerinden yönetilebilir. Yani mükellefler e-Arşiv ya da e-Fatura üzerinden de e-Defter yönetimi yapabilir.

Fiziki defterlerdeki tahribat ya da kayıp sorunlarını ortadan kaldıran e-defter, noterde tasdiklenme zorunluluğunu da ortadan kaldırır. Aslında neden e-defter kullanmalısınız sorusunun yanıtları olan bu özelliklerle beraber fiziksel olarak barındırma ve arşivlenme maliyetlerine de bu uygulama ile son verilebilir. Firmaların anlık mali durumu ile bilanço ve mizan gibi süreçler e-defter üzerinden görüntülenebilirken kredi değerlemesi de sağlıklı bir şekilde yapılabilmektedir. Son olarak doğanın korunmasına katkıda bulunan bu uygulama ile berat dosyaları 10 yıla kadar güvenle saklanabilir.

Görüldüğü üzere e-defter nedir sorusuyla ilgili pek çok avantaj ve özellik sunulmaktadır. Cirosu 10 milyon TL ve üzerinde olan firmaların pratik bir şekilde GİB üzerinden e-defter başvurusu yapması ve kısa sürede gelecek yanıtlara göre gerekli aksiyonları alması yeterlidir.