Sadece elektronik ortamda hazırlanan faturalar, e-fatura olarak adlandırılmaktadır. Hem alıcı hem de satıcılara iletilebilen e-fatura nedir konusunda ayrıca bu uygulamanın birçok avantajının olduğu bilinmektedir. Kurumsal işlemleri daha pratik hale getirmek isteyenlerin tercih ettiği e-fatura uygulaması e-dönüşüm adı verilen sürecin en önemli parçasıdır. Basit bir tanımla, daha önceleri kullanılan standart faturaların artık dijital ortama geçmesidir.

Hem ülkemizde hem de dünyada kabul gören e-fatura neden kullanılır sorusuyla ilgili de çok sayıda araştırma yapılmaktadır. Öncelikle bu sistemle beraber mükellefler ve iş yerleri, pratik bir şekilde e-fatura düzenlemesi yapabilir. Eski faturaların yanı sıra yeni çıkacak olan faturalara da bu sistem üzerinden ulaşılabilmektedir. Hukuki anlamda standart faturalar ile aynı işlevi görmesi nedeniyle artık günümüzde önemli bir ihtiyaç haline gelmiştir.

E-Fatura Kullanmak Zorunlu mu?

Birbirinden farklı avantajlar sunan e-fatura uygulaması, madeni yağ lisansına sahip olan veya bu firmalardan mal alımı yaparak yıllık 25 milyon TL ve üzerinde satış rakamına ulaşan firmaların e-fatura kullanma zorunluluğu bulunmaktadır. Ayrıca ÖTV’ye tabi olan tütün, gazoz ve alkollü içecek üreten veya ithal eden firmaların da e-faturaya geçişi zorunludur. Aynı şekilde bu firmalardan mal alarak yıllık satış tutarı 10 milyon TL ve üzerinden olanlar da uygulamadan faydalanmak zorundadır.

E-Fatura Kullanmanın Avantajları Nelerdir?

E-fatura neden kullanılır sorusuyla ilgili olarak pek çok avantajı bir arada sunan bu uygulama;

• Faturaların çok daha hızlı bir şekilde hazırlanmasını sağlar.
• Zamandan tasarruf imkanı verir.
• Mürekkep, kağıt, arşivleme ve zarf gibi maliyetler ortadan kalkar.
• Faturalar dijital ortamda arşivlenir.
• Tahsilat süreçleri hızlanır.
• Fatura saklama sorununu ortadan kaldırır.
• Satıcı ve müşterilerle kısa sürede mutabakat yapma şansı sunar.
• Talep edildiğinde eski faturalara anında ulaşma imkanı verir.

E-Faturanın Dezavantajları Var mı?

E-fatura neden kullanılır konusunda birçok avantaj sunduğu görülmektedir. Ancak bazı dezavantajların olduğu da unutulmamalıdır. Bunlar;

• 7 günden daha çok geriye dönük fatura kesimi yapılamamaktadır.
• E-fatura kullanmayan firmalara e-fatura kesilememektedir.
• Mali mühür alma şartı vardır.
• E-deftere geçme zorunluluğu da bulunmaktadır.
• Faturaların tamamı maliye tarafından anlık izlenebilir.

E-Fatura Uygulamasına Nasıl Başvurulur?

Gelir İdaresi Başkanlığı’nın web sitesi üzerinden bu uygulamaya başvurulabilmektedir. İlgili platforma ulaştıktan doldurmanız gereken mükellef bilgileri şu şekilde olacaktır;

• Yararlanma yöntemi
• Vergi kimlik numarası
• T.C. kimlik numarası
• İş telefonu
• Adres
• E-mail adresi
• Kanuni merkez adresi

Ayrıca şirket sorumlusu bilgileri kısmında da sorumlunun ad, soy ad, cep telefonu ve e-mail bilgileri doldurulduktan sonra başvuru süreci başlatılmaktadır.

Sisteme kayıt olunması durumunda kesilecek tüm faturalar, mali mühür ile karşı tarafa iletilir. Ayrıca alınacak mühürlerin 3 yılda bir yenilenmesi gerekir. E-faturaya zorunlu olarak geçen firmalar aynı zamanda e-deftere de geçmek durumundadır.

E-Fatura Nasıl Kesilir?

E-fatura nedir sorusuyla ilgili olarak elde edilen bu bilgilerin yanı sıra e-fatura nasıl kesilir yanıtları da merak edilmektedir. Bu konuda yapılması gerekenler aşağıdaki gibi sıralanmaktadır;

• Efatura.gov.tr adresinden e-fatura portalını kullanarak fatura hazırlanabilir. Ayrıca manuel olarak da site üzerinden gerekli düzenlemeler sağlanabilmektedir.
• Maliyenin yetkilendirdiği özel entegrasyonlar da e-fatura oluşturma sürecinde kullanılmaktadır. ilgili donanım ve yazılım, muhasebe sisteminden ihtiyacı olan bilgileri alarak e-faturaya dönüştürmektedir. Bu sırada faturalar muhasebe sistemine aktarılır ve kullanıma aktif hale getirilir.
• Hizmet verdiğiniz firmanın bilgi işlem sistemleriyle de e-faturayı entegre edebilirsiniz. Ancak genelde yüksek fatura adedine sahip olan firmalar tarafından bu işleme başvurulmaktadır.

E-Fatura’ya Geçmek Maliyetli midir?

TÜBİTAK’tan alınması gereken mali mühür olmadan e-faturaya geçiş yapılamaz. Ayrıca portala giriş yaparken herhangi bir ücret ödenmemektedir. Aylık olarak en çok 500 fatura kesebileceğiniz e-fatura uygulamasının bilgi işlem sistemleriyle entegre edilmesi halinde yazılım ücretleri oldukça yüksektir.

E-Arşiv Fatura Nedir?

E-fatura ile ilişkili olan e-arşiv uygulaması, kağıt ortamında muhafaza edilmek ya da düzenlenmek zorunda olan faturaların, elektronik ortamda düzenlenmesini sağlar. Ayrıca bu düzenleme ile birlikte faturanın ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza edilir. E-arşiv kullanabilmek için e-fatura uygulamasına kayıt yapma zorunluluğu bulunmaktadır.

E-arşiv fatura uygulaması, e-fatura uygulamasından farklıdır. Bu fark, oluşturulan faturaların GİB üzerinden alıcılarına ulaştırılamaması nedeniyle ortaya çıkmaktadır.

E-Arşiv Fatura Uygulamasının Özellikleri Nelerdir?

E-arşiv fatura uygulamasının genel özellikleri şu şekildedir;

• Uygulama kapsamında oluşturulan faturaların alıcısına gönderilmek istenen kopyası dışında kalan diğer kopya, zaman damgası ve elektronik mali mühür ile imzalanır.
• Uygun koşullar sağlandığında elektronik ortamda gönderilebilecek bir kağıt olarak da teslim edilebilir.
• Oluşturulan faturalar, bir sonraki ayın 1 – 15. günü arasında oluşturularak GİB’e bildirilmelidir. Aynı şekilde e-arşiv raporu da GİB’e bildirilmek zorundadır.
• Rapor içerisinde faturaların dönem içinde iptal edilmiş olanlarına ve başlık bilgilerine yer verilir.
• 433 nolu tebliğle getirilen düzenlemeler dışında e-arşiv fatura uygulamasında düzenlenen belgelerde vergi kanunlarına bağlı usul ve esaslar baz alınmaktadır.
• Uygulamadan faydalanan mükellefler, irsaliyeli fatura düzenleyemez.
• E-arşiv fatura uygulamasından yararlananlar, oluşturacakları ikinci nüshayı, raporlarla beraber muhafaza etmek zorundadır.

E-Arşiv Kullanmak Zorunlu mu?

E- fatura nedir ve kimler kullanabilir hakkında bazı zorunlulukların olduğu bilinmektedir. Aynı durum e-arşiv için de uygulanmaktadır. İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve 2015 sonrasındaki hesap dönemlerinde brüt satışı 5 milyon TL ve üzerinde olan kişiler, e-arşiv kullanmak zorundadır.

E-Arşiv ile E-Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

E-fatura ile e-arşiv uygulaması arasında bazı farklılıklar bulunmaktadır. Bunlar;

• E-faturada kağıt baskısının hukuki bir değeri yoktur. E-arşiv ise elektronik bir belge olarak basılır.
• E-faturada GİB aracılığı söz konusudur. E-arşivde GİB’e raporu verilir ve serbest format kullanılabilir.
• E-faturada mali mühür kullanılırken, e-arşiv faturada mali mühür onayı ile zaman damgası kullanılmaktadır.
• E-faturada özel bilgi sistemi ve GİB kullanılmaktadır. E-arşiv faturada ise firmalar GİB yerine kendi bilgi sistemini kullanabilir.

E-Arşiv Fatura Kullanmanın Avantajları Nelerdir?

E-arşiv fatura kullanmaya başlayan firmalar öncelikle faturalarını elektronik ortamda oluşturabilir ve belirli bir süre boyunca saklayabilir. Bununla birlikte müşterilere faturalar daha uygun koşullar altında gönderilebilir. Aynı zamanda bu faturalar kağıt olarak da gönderilebilmektedir.

Uygulamaya geçen firmalar arşivleme, düzeltme, işçilik ve zamandan tasarruf ederek maliyetlerini azaltabilir. Son olarak e-fatura neden kullanılır sorusuna benzer yanıtlar veren e-arşiv faturada, faturanın kağıt çıktısı üzerine imza ve kaşe tatbik edilir. Bu sayede malın tesliminde düzenlenmesi şartıyla ‘irsaliye yerine kullanılabilir’ ibaresi kullanılabilir.

Görüldüğü üzere e-fatura nedir konusuyla yakından ilgili olan e-arşiv kullanmanın da birçok faydası bulunmaktadır. En önemli getirisi maliyeti azaltmak olan bu uygulamalar için başvuru süreci devam etmektedir. GİB’in resmi web sitesi üzerinden yapacağınız başvurulara kısa sürede dönüş yapılmakta ve e-fatura sorgulama yaparak da bu süreç yönetilebilmektedir. Üstelik her iki uygulamada da özel entegrasyon işlemleri yapılarak hızlı ve güvenilir bir şekilde faturalar düzenlenebilir ve arşivlenebilir.