Muhasebe ofisleri, firma ya da şirketlerin muhasebe birimini yöneten çalışanların bir araya gelmesiyle oluşur. Aynı kavramı muhasebe bürosu olarak da ele alınabilir. Anlaşma yapılan şirketlerin hem mali hem de parasal konularını yöneten muhasebe ofisi aslında pek çok süreci yönetmeye devam etmektedir. Örnek olarak devlet kurumlarıyla iletişimde kalma ve beyan hazırlamak, vergi konularının takibi, firma ödeme takibi be buna benzer tüm konularda muhasebe ofisleri etkin rol oynamaktadır. Üstelik şirketlerin evrak işlemlerinin düzenlenmesi için de muhasebe bürolarına ihtiyaç duyulacaktır. Yazımızın devamında muhasebenin özelliklerini, türlerini, görev ve sorumlulukları ile tüm detaylara ulaşabilirsiniz.

Muhasebe Nedir? Kaça Ayrılır?

Muhasebe temel anlamda 3 farklı başlık altında incelenmektedir. Yönetim muhasebesi, genel muhasebe ve maliyet muhasebesi olarak birbirinden ayrılan muhasebe türlerinin farklı görevleri bulunmaktadır. Muhasebenin ne olduğuna da bakacak olursak; toplumun yararına faaliyetlerde bulunan veya sadece kâr amacıyla kurulan firmaların varlık ve kaynaklarının oluşumu, kaynak değişimleri veya mali durumlarını açıklayan en önemli birimdir. Muhasebe ofisi ayrıca elde ettiği verileri rapor ve analiz ederek firma ya da kişilere sunmaktadır. Yine bu aşamada muhasebenin sınıflandırma, kaydetme, özetleme ve raporlama gibi önemli fonksiyonları bulunmaktadır.

Şirketler muhasebe bürosu sayesinde bilgi sistemlerini rahatlıkla kontrol ve takip edebilir. Ayrıca bir bilim olan muhasebenin her fonksiyonunun ayrı görevleri bulunmaktadır. İlk fonksiyon olan kaydetme sürecinde muhasebe sisteminin ihtiyaç duyduğu bilgiler departman tarafından kayıt altına alınır. Ayrıca bu kayıtların her zaman doğru ve güncel tutulması gerekiyor. Firmalar ihtiyaç duyduğunda söz konusu verilere anında ulaşabilmeli ve var ise yapılması gereken revizeler uygulanmalıdır.

Muhasebede Sınıflandırma Fonksiyonu: Muhasebe ofisinde kayıt altına alınan tüm bilgiler sınıflandırılarak güncellenmelidir. Haliyle birçok firma kayıtları bu sayede karıştırılmadan muhafaza edilebilir.

Muhasebede Özetleme Fonksiyonu: Kaydetme ve sınıflandırma sürecinden sonra muhasebedeki kayıtların özetlenmesi gerekiyor. Yani dönem sonunda firma tüm verileri özet halinde kontrol edebilmelidir.

Muhasebede Raporlama Fonksiyonu: Son fonksiyon olan raporlamada maliyet tablolarından yararlanılmaktadır. Ayrıca şirketler için ortaya çıkarılacak sonuçlar bu fonksiyon üzerinden gerçekleştirilir. Ek olarak bilanço tablosu ve gelir tablosu da raporlama içerisinde yer almaktadır.

Maliyet Muhasebesi Nedir?

Firmalarda üretilen mamul veya hizmetlerin maliyet fiyatlarının saptanmasını sağlayan muhasebe türüdür. Bu muhasebe türünde işletme giderleri ele alınırken fiyat incelemeleri de söz konusudur. Haliyle herhangi bir malın maliyeti belirlendikten sonra şirket tarafından üzerine kâr eklenerek toplamda satış fiyatı ortaya çıkarılmaktadır.

Maliyet muhasebesinin en önemli görevi, gider kontrolünü saplamasıdır. Ayrıca hedeflerle gerçek giderleri karşılaştırmaktadır. Yöneticilerin muhasebeyi ilgilendiren konulardaki karar verme sürecinde de aktif rol alan maliyet muhasebesi, üretilmiş olan malın maliyetini hesaplar ve piyasa şartlarına göre değerlendirerek raporlama yapar. O halde muhasebe ofisi en çok maliyet muhasebesini kullanır, diyebiliriz.

Yönetim Muhasebesi Nedir?

Yönetim muhasebesinde firmanın alacağı kararlara yardımcı olunur. Ayrıca yöneticilerin talep ettiği belge ve raporları hazırlamak da yönetim muhasebesinin görevleri arasındadır.

Genel Muhasebe Nedir?

Şirketin parasal işlemlerinin tüm sonuçları, genel muhasebe departmanında incelenir. Bu yüzden muhasebe ofisi finansal muhasebe sürecinde firmanın geliri, kaynakları, varlıkları, borçları, giderleri ile kâr zarar ilişkilerini kontrol etmektedir.

Muhasebe Ofisi Gerekli mi?

Muhasebe departmanı her şirket için gerekli olan bir çalışma sürecidir. Vergi konularının yanı sıra devlet kurumlarıyla olan ilişkiler ve ödeme işlemleri için muhasebe bürosuyla çalışılmaktadır. Çünkü yapılan tüm işlemler muhasebe bürosu tarafından kayıt altına alınmakta ve yasal prosedürlere göre hazırlanarak rapor edilmektedir. Firmaların ekonomik durumlarının incelenmesi açısından da muhasebe bürosuna her zaman ihtiyaç duyulmaktadır. Elbette rakip firmaların faaliyet takibi ile beraber bu çalışmalarla ilgili fikirler de anlaşma sağlanan şirketle, muhasebe bürosu tarafından paylaşılmaktadır.

Muhasebe Ofisinin Görevleri Nelerdir?

Muhasebe ofisinin başlıca görevleri;

• Firmaya danışmanlık vermek
• Muhasebe konusunda ihtiyaç duyulan tüm fonksiyonları kullanarak firmanın gelir – gider analizini yapmak
• Firmalara mali müşavir hizmeti sağlamak
• Firmaların kuruluş sürecini yönetmek
• Sosyal Sigorta Kurumu ile ilgili olan tüm konularda danışmanlık hizmeti sunmak şeklinde sıralanmaktadır.

Muhasebe ofisi mali mevzuata uygun olarak faaliyetler gerçekleştirir. Profesyonel ve hatasız bir şekilde sunulması gereken muhasebe işlemlerinin ayrıca Ticaret ve Esnaflar Odası gibi kurumlara kayıt süreci için de gerekli olduğu düşünülmemelidir.

Muhasebe bürosu ile çalışmak aslında şirketlere birçok fayda sağlar. Bunlardan ilki, şirket sahibinin güncel vergi konularıyla ilgili muhasebe departmanında yararlanabilmesidir. Yani bu süreçler muhasebenin tuttuğu kayıtlar sayesinde talep edildiği zaman kontrol edilebilir. Ayrıca firmada çalışan personellerle ilgili maaş, sigorta, işe giriş ve çıkış tarihleri ve buna benzer tüm bilgiler, muhasebe departmanı tarafından kayıt altına alınmaktadır. Muhasebe bürosu bunlara ek olarak şirketin gerçekleştirdiği faaliyetleri dönem sonunda değerlendirerek hedeflere ne kadar ulaşılabildiğini gösterir. Son olarak şirketlerin sahip olduğu tüm kaynaklar da muhasebe sayesinde takip edilebilmektedir.

Muhasebe Hizmetlerinin Şirketler Açısından Önemi

Şirket ya da firmaların mali tabloları denetleyebilmesi için her zaman deneyimli bir muhasebe bürosu ile çalışması gerekmektedir. Çünkü firmaların uzun vadeli hedeflerinde takip etmek istediği analizler de yine muhasebe ofislerinde hazırlanmaktadır. Üstelik firmaların mali konularda takıldığı her süreci başarılı bir şekilde yöneten ofislerin muhasebe fonksiyonlarına göre hareket etmesi, firmaların sürekliliğini sağlamaktadır. Bilgileri raporlayan, sınıflandıran, özetleyen ve biriktiren muhasebe bürolarının, şirketlerin rekabet ortamında yerini alması açısından da önemli olduğu unutulmamalıdır. Muhasebe departmanı, hizmet verdiği firmayla ilgili tüm bilgilere de sahip olduğu için firmanın karşılaştığı sorunları anlık olarak çözmede etkilidir.

Ekonomik koşullar bazen firmaları olumsuz yönde etkileyebilir. Profesyonel bir muhasebe ofisinin tercih edilmemesi, bütçe yönetimini olumsuz etkiler. Elbette kârlılık sürecini de olumsuz etkileyecek olan bu tür durumlarla ilgili firmaların her zaman güvenilir, deneyimli ve uzman kişilerden oluşan departmanlarla çalışması gerekecektir. Çünkü finansal sorunlar, bütçe oluşumuna katkıda bulunamayan muhasebe ofisleri nedeniyle oluşabilir. Özellikle de büyük ekonomik krizin yaşanabileceği dönemlerde muhasebe ofisi devreye girerek şirketin izlemesi gereken yollar hakkında bilgiler verebilmelidir.

Kârlılık analizi de muhasebe bürolarının sunduğu hizmetler arasındadır. Kâr elde etme amacıyla hizmet sunan şirketler, muhasebe sistemlerinden faydalanarak ve elbette mali tabloları kullanarak gerekli aksiyonları alabilir. Yine bu süreçte ürün maliyeti belirlenen firmalara yardımcı olması gereken muhasebe ofisleri, finansal ve yönetimsel anlamda gerekli olan tüm çalışmaları da sorunsuz olarak sunabilmelidir.

Muhasebe Personellerinin Sahip Olması Gereken Nitelikler

Muhasebe departmanında çoğu zaman işlerin daha hızlı bir şekilde yürütülebilmesi için personeller çalışmaktadır. Ancak muhasebe ofisi bu personelleri seçerken bazı şartlar sunmalıdır. İlk olarak çalışacak personelin muhasebeyle ilgili tüm teorik bilgilere hakim olması gerekir. Ayrıca Office programlarıyla beraber muhasebe programlarını da kapsamlı bir şekilde kullanabilmelidir. Bu programlar, şirketlerin tüm faaliyetlerini, hesaplamalarını ve diğer detaylarını kaydetmek için kullanılır. Haliyle yapılacak en küçük bir hata bile firmaları büyük zarara uğratabilir. Muhasebe personellerinin esnek çalışma saatlerine uyum sağlayabilmesi, ekip çalışmasına yatkın olması ve yazışma diline de hakim olması şarttır. Son olarak sorumlu muhasebecinin verdiği görevleri de eksiksiz olarak yerine getirmesi önemlidir.